Cases

Case 1 : SMART Prepayment Platform

Description du projet: dans le cadre du déploiement prioritaire de compteurs intelligents chez les clients possédant des compteurs à budget, Eandis, Ores, Infrax et Resa ont décidé d’acquérir une plateforme SMART Prepayment et de lancer un projet pilote.

 

Rôle de Methis Consulting: accompagnement de l’acquisition de la plateforme, gestion de projet et analyse business depuis Atrias.

 

  • Élaboration d’un cahier des charges détaillé pour l’achat de la SMART Prepayment Platform (PPP) et évaluation des offres reçues.
  • Élaboration des processus de marché standard (MIG) qui seront utilisés pour la communication avec la SMART Prepayment Platform.
  • Réalisation d’une gestion de projet et d’une analyse business depuis Atrias et contrôle de l’implication et de l’alignement de tous les intervenants.

 

Résultat:

 

  • Acquisition d’une SMART Prepayment Platform qui répond à toutes les exigences énoncées, dans le calendrier prédéfini.
  • Lancement dans les temps du projet de déploiement SMART PPP.

 

 

Case 2 : Changement de processus et d’application d’une organisation retail

Description du projet: nouvelle conception de la totalité du processus et mise en œuvre système (front-end, middelware et back-end) pour l’environnement retail d’un grand fournisseur d’énergie belge.

 

Rôle de Methis Consulting: responsable d’un large panel d’activités en support du business: défintion de projet, gestion de projet, design de process, gestion du changement et architecture d’entreprise.

 

  • Co-business project lead et responsable de la gestion du changement. À ce titre, Methis Consulting était chargée notamment de définir l’approche du projet, de développer un standard pour la modélisation du processus, de définir et exécuter une approche de formation pour plus de 1000 collaborateurs.
  • Track lead dans les domaines suivants : produits et services, plaintes, gestion des contacts, relance, recouvrement judiciaire, gestion de la charge de travail. Methis Consulting était le lien entre business et IT, les business requirements ont été harmonisés avec les parties prenantes, saisis dans un business blueprint et étudiés en détail avec IT.
  • Lead business architecture : résolution de plusieurs problèmes d’architecture d’entreprise et direction de toute l’équipe architecture.

 

Résultat:

 

  • Réalisation des objectifs fixés, mise en œuvre des processus optimalisés par l’optimalisation des interactions avec le client (customer journeys dans un environnement SOA) et réduction significative du cost-to-serve.
  • Le projet a été réalisé dans le délai et le budget prévus.

 

 

Case 3 : Échange de réseaux énergétiques régionaux

Description du projet: deux gestionnaires de réseaux régionaux échangent des réseaux énergétiques. En amenant les réseaux d’électricité et de gaz dans les régions à échanger en une seule et même main, on crée une situation claire pour les clients, permettant un mode de travail plus efficace.

 

Rôle de Methis Consulting:

 

  • L’établissement d’une analyse d’impact incluant une description claire de ce que cela signifie pour les processus, les systèmes, l’organisation et le client.
  • Veiller à ce que des scénarios sur divers sujets soient dressés et présentés pour la prise de décision.
  • L’établissement d’un plan de transition pour le business afin de préparer le lancement.
  • L’établissement d’une communication interne et externe portant sur l’échange des réseaux énergétiques.

 

Résultat:

 

  • Le projet a été mis en production le 1er janvier 2016 sans incident majeur.

 

 

 

Case 4 : Process redesign des raccordements chez un gestionnaire de réseau de distribution

Description du projet: optimisation du processus “Raccordements” (nouveaux raccordements, changements de raccordements, etc.) pour améliorer la satisfaction du client et réduire le coût opérationnel lié à ce processus.

 

Rôle de Methis Consulting: analyse processus et business, gestion du projet, accompagnement dans l’implémentation.

 

  • Analyse business du processus actuel : entrevues ciblées avec les dirigeants, visite sur le terrain et dans les services administratifs, organisation de workshops avec les techniciens, les collaborateurs back-office, les collaborateurs du centre de contact, etc., pour déterminer quels sont les points faibles du processus actuel.
  • Définition de la vision pour le nouveau processus : facilitation de workshops avec la direction et le management pour en dessiner les grandes lignes & élaboration d’un business case pour implémentation.
  • Description détaillée des nouveaux processus, incluant les besoins des systèmes de soutien ICT (analyse fonctionnelle).
  • Encadrement dans la mise en œuvre : coordination test, gestion du changement, support post go-live.

 

Résultat:

 

  • Meilleure satisfaction du client grâce à:
    • La possibilité de demander le raccordement en ligne, d’obtenir une offre immédiatement et de planifier immédiatement les travaux (principe “one-stop-shop”).
    • Un délai de traitement plus court entre la demande et l’exécution des travaux.
    • Une meilleure communication d’informations pour les clients (état du dossier, travaux préparatoires, etc.).
  • Forte réduction des coûts opérationnels grâce à une automatisation poussée (économie d’ETP).

 

 

Case 5 : ERP Implémentation Finances  

Description du projet: implémentation de SAP pour le domaine Finances (Shared Services Center Comptabilité et Département Amendes Administratives).

 

Rôle de Methis Consulting: business analyst qui était responsable des activités suivantes:

 

  • Soutien des utilisateurs experts et finaux pendant la phase de blueprint, de test, et de suivi.
  • Soutien du projet et gestion du changement.
  • Fonction de personne clé entre le Business et l’IT.
  • Gestion des exigences commerciales.

 

Résultat:

 

  • Succès du Go Live selon le planning qui a mené à l’uniformisation des processus.
  • Amélioration de l’efficacité et augmentation de la cohésion, de l’intégrité et de la transparence des données financières.

 

 

Case 6 : Transition du nouveau modèle de marché du marché de l’énergie et analyse de la clearing house centrale  

Description du projet: au sein du marché de l’énergie belge, l’interaction entre les gestionnaires de réseau et les fournisseurs est définie dans les documents MIG. La version actuelle de MIG 4 est remplacée par une nouvelle version: MIG 6. En outre, les clearing houses ou chambres de compensation actuelles sont remplacées par une Clearing House fédérale centrale, Atrias, qui communiquera avec les gestionnaires de réseau au titre de nouveaux accords (MIG DGO).

 

Rôle de Methis Consulting: transition du nouveau modèle de marché du marché de l’énergie. Afin de garantir une transition rapide de ces modifications à l’échelle du marché, Atrias a demandé à Methis Consulting de mettre sur pied une équipe de projet pour faciliter la transition.

 

  • Élaboration d’une approche centralisée de transition pour les différents acteurs du marché. Cette approche comprend les accords pour la transition des processus MIG 4 à MIG 6 et le fonctionnement des processus MIG 6 sur les données MIG 4 migrées.
  • Mise en place d’un plan de transition central unique reprenant toutes les étapes business et techniques pour tous les acteurs du marché dans le cadre du passage à MIG DGO, MIG 6 et CMS (Central Market System), qui soit en outre connu et supporté dans tout le marché.
  • Définition d’un plan de communication pour l’exécution et la gestion de la communication entre les différents acteurs du marché durant la transition.
  • Détermination d’une stratégie permettant de tester la mise en œuvre du plan de transition afin de garantir un Go-Live en douceur.
  • Coordination centrale de l’exécution du plan de transition établi, aussi bien dans les Dry runs que dans la transition live, afin de s’assurer que le plan de transition soit exécuté de la manière convenue par tous les intervenants (plus de 65 organisations). À cette fin, les différents contrôles nécessaires sont intégrés. Lors de ces contrôles, des décisions peuvent être prises sur la base de critères d’acceptation prédéfinis.

 

Résultat: transition du nouveau modèle de marché du marché de l’énergie.

 

  • Élaboration d’une méthode de transition, d’une méthode de test et d’un plan de transition qui soient portés et validés par les différents acteurs du marché.
  • Exécution d’un premier Dry run de transition avec Atrias, les gestionnaires de réseau de distribution et les fournisseurs d’énergie.

 

 

Rôle Methis Consulting: analyse business et fonctionnelle du développement de la Clearing House fédérale centrale (CMS) pour les domaines Settlement, Infeed et Billing.

 

  • Développement de la documentation MIG DGO en étroite concertation avec les spécialistes DGO. Les documents finaux doivent servir de base aux exigences commerciales pour le développement de la Clearing House fédérale centrale (CMS).
  • Examen et validation des conceptions fonctionnelles selon la méthodologie Atrias.
  • Définition de la stratégie d’essai et des scénarios tests et cas tests qui en résultent en fonction des exigences business et fonctionnelles.
  • Représentation du Business lors des tests d’acceptation et responsabilité pour l’acceptation de la réception finale.

 

Résultat: analyse business et fonctionnelle du développement de la Clearing House fédérale centrale (CMS) pour les domaines Settlement, Infeed et Billing.

 

  • Réception réussie des documents et processus MIG DGO.
  • Projet en phase test.

 

Case 7 : Changement d’application des processus de sourcing 

Description du projet: optimisation du processus ‘Sourcing’ (calcul des volumes et des prix pour pouvoir optimiser l’achat et la vente d’énergie sur le marché). L’objectif du projet était de standardiser, de sécuriser et d’automatiser les processus.

 

Rôle de Methis Consulting: rôle de Product owner qui constitue le maillon entre l’équipe scrum et le business, et qui met en œuvre les exigences fonctionnelles.

 

  • Application maison qui fait le lien entre les contrats commercialisés et l’énergie à acheter/vendre.
  • Remplacement des divers systèmes actuels en les analysant et en y apportant des améliorations.
  • Dans la mesure du possible, mise sur pied d’un modèle dynamique dans lequel le business puisse effectuer lui-même des changements de configuration, pour réduire au maximum les interventions IT. Celui-ci est rendu nécessaire du fait de la volatilité des paramètres sur base desquels les processus sont exécutés.
  • Support visuel et compréhension des processus au moyen d’une interface utilisateur qui supporte les graphiques et soit ‘mobile friendly’.

 

Résultat:

 

  • Réduction des coûts opérationnels et optimisation des achats/ventes (projet encore en cours).

 

 

Case 8 : Redesign processus de vente

Description du projet: remplacement de l’application back-office qui assure le contrôle et le suivi de toutes les données de vente pour un acteur belge du secteur des transports publics.

 

Rôle de Methis Consulting: Methis Consulting a exercé plusieurs activités:

 

  • Project business lead, notamment responsabilité du suivi du plan de projet, soutien au démarrage du projet (kick-off, mise sur pied de l’équipe de projet, scoping …), rôle de charnière entre business et IT et rapport au business management.
  • Redesign des processus et établissement du business blueprint : identification des points à améliorer dans le processus (ex. automatisation des activités et élimination des étapes superflues), l’organisation (ex. évaluation de la décentralisation par rapport à la centralisation des activités) et l’application (augmentation de la facilité d’utilisation, mise en place de nouvelles fonctionnalités).
  • Coordination des tests et de la mise en application : à ce titre, Methis Consulting était chargée notamment d’élaborer un plan de mise en œuvre avec phase-pilote (déploiement progressif sur 15 régions, pour quelque 100 utilisateurs finaux directs et avec impact indirect pour tous les guichetiers), d’assurer la formation aux utilisateurs finaux, etc.

 

Résultat:

 

  • La mise en œuvre réussie, sans grands problèmes, a permis de réaliser la centralisation visée quelques mois seulement après le go-live (de quinze régions à cinq). Une enquête de satisfaction auprès des utilisateurs, menée 2 mois après le go-live, a montré en outre que 92,6 % des utilisateurs considéraient la nouvelle application comme une amélioration.