Cases

Case 1: SMART Prepayment Platform

Omschrijving project: in het kader van de prioritaire uitrol van slimme meters bij budgetmeter klanten, hebben Eandis, Ores, Infrax en Resa beslist om een SMART Prepayment platform aan te kopen en een pilootproject op te starten.

 

Rol Methis Consulting: begeleiding van de aankoop van het platform, projectmanagement en business-analyse vanuit Atrias.

 

  • Opstellen van een uitgebreid lastenboek voor de aankoop van het SMART Prepayment Platform (PPP) en evaluatie van de ontvangen offertes.
  • Opstellen van de standaard marktprocessen (MIG) die zullen worden gebruikt voor de communicatie met het SMART Prepayment Platform.
  • Uitvoeren project management en business analyse vanuit Atrias en bewaken van de betrokkenheid en alignering van alle stakeholders.

 

Resultaat:

 

  • Aankoop van een SMART Prepayment platform dat aan alle vooropgestelde requirements voldoet.
  • Tijdige start van het SMART PPP uitrolproject.

 

 

Case 2: Proces- en applicatiewijziging van een retailorganisatie

Omschrijving project: volledige procesredesign en systeemimplementatie (front-end, middel-ware en back-end) voor een retailomgeving van een grote Belgische energieleverancier.

 

Rol Methis Consulting: verantwoordelijk voor een breed spectrum van begeleiding aan business kant; project definitie, project management, process-design, change management and business architecture.

 

  • Co-business project lead en change managementverantwoordelijke. In deze rol was Methis Consulting mee verantwoordelijk om de aanpak van het project te definiëren, een standaard te ontwikkelen voor procesmodelering en het definiëren en uitvoeren van een trainingaanpak voor meer dan 1.000 medewerkers.
  • Track lead voor volgende domeinen: products en services, complaints, contact management, dunning, legal recovery, workload management. Hier was Methis Consulting de link tussen business en IT, business requirements werden afgestemd met stakeholders, gecapteerd in een business blueprint en in detail besproken met IT.
  • Lead businessarchitectuur: uitwerken van diverse businessarchitectuurvraagstukken en aansturing van het volledige architectuurteam.

 

Resultaat:

 

  • Realisatie van beoogde objectieven; implementatie van geoptimaliseerde processen door optimalisatie van de interacties met de klant (customer journeys in een SOA-omgeving) en een significante reductie van de cost-to-serve.
  • Het project werd gerealiseerd binnen de voorziene timing en budget.

 

 

Case 3: Ruil van regionale energienetwerken

Omschrijving project: twee regionale Netbeheerders ruilen energienetwerken. Door elektriciteit- en gasnetten in de te ruilen gebieden in één hand te brengen ontstaat een situatie die duidelijk is voor klanten en een efficiëntere werkwijze mogelijk maakt.

 

Rol Methis Consulting: 

 

  • Het opstellen van een impactanalyse met daarin een heldere beschrijving  wat dit betekent voor de processen, systemen, organisatie en klant.
  • Het zorgdragen dat er op afwijkende onderwerpen scenario’s worden uitgewerkt en voorgelegd worden ter besluitvorming.
  • Het opstellen van transitieplan voor business ter voorbereiding op livegang.
  • Het opstellen van interne en externe communicatie met betrekking tot de ruil van de energienetwerken.

 

Resultaat:

 

  • Project is op 1 januari 2016 live gegaan zonder noemenswaardige issues.

 

 

Case 4: Process redesign aansluitingen bij een distributienetbeheerder

Omschrijving project: optimaliseren van het proces “Aansluitingen” (nieuwe aansluitingen, wijzigingen aan aansluitingen, enz.) om de klanttevredenheid te verbeteren en de operationele kost verbonden aan dit proces te reduceren.

 

Rol Methis Consulting: proces- en business analyse, projectmanagement, begeleiding implementatie.

 

  • Business analyse van het huidige proces: focusinterviews met de leidinggevenden, meelopen op het terrein en in de administratieve diensten, organiseren van workshops met technici, back-office medewerkers, contactcentermedewerkers, etc, om te bepalen wat de pijnpunten van het huidige proces zijn.
  • Bepalen van de visie voor het nieuwe proces: faciliteren van workshops met de directie en het management om de krijtlijnen uit te tekenen & uitwerken van business case voor implementatie.
  • Detailbeschrijving van de nieuwe processen, inclusief de behoeften naar de ondersteunende ICT-systemen toe (functionele analyse).
  • Begeleiden van de implementatie: test coördinatie, change management, post go-live support.

 

Resultaat:

 

  • Hogere klanttevredenheid door:
    • De mogelijkheid om de aansluiting online aan te vragen, meteen een offerte te bekomen en de werken meteen in te plannen (“one-stop-shop principe”).
    • Een kortere doorlooptijd tussen aanvraag en uitvoering van de werken.
    • Betere informatievoorziening voor de klanten (status dossier, voorbereidende werken, etc).
  • Sterke besparing op operationele kosten dankzij doorgedreven automatisering (FTE-besparing).

 

 

Case 5: ERP Implementatie Financiën 

Omschrijving project: implementatie van SAP voor het domein Financiën (Shared Services Center Boekhouding en Departement Administratieve Boetes).

 

Rol Methis Consulting: business analist die verantwoordelijk was voor de volgende activiteiten:

 

  • Ondersteunen van de expert- en eindgebruikers tijdens de blueprint-, test- en nazorgfase.
  • Ondersteunen van het project en change management.
  • Fungeren als sleutelpersoon tussen Business en IT.
  • Beheren van de business requirements.

 

Resultaat:

 

  • Succesvolle Go Live volgens planning die geleid heeft tot geüniformeerde processen.
  • Verbetering van de efficiëntie en een verhoging van de consistentie, integriteit en transparantie van de financiële gegevens.

 

 

Case 6: Transitie nieuw marktmodel energiemarkt en analyse central clearing house 

Omschrijving project: binnen de Belgische energiemarkt wordt de interactie tussen netbeheerders en leveranciers gedefinieerd in MIG-documenten. De huidige versie MIG 4 wordt vervangen door een nieuwe versie: MIG 6. Bovendien worden de huidige clearing houses vervangen door één federaal clearing house; Atrias, dat met de netbeheerders via nieuwe afspraken (MIG DGO) zal communiceren.

 

Rol Methis Consulting: transitie nieuw marktmodel energiemarkt. Om een vlotte transitie van deze marktbrede wijzigingen te verzekeren, vroeg Atrias aan Methis Consulting om een projectteam op te zetten om deze transitie te faciliteren.

 

  • Uitwerking van een centrale transitie aanpak voor alle betrokken marktpartijen. Deze aanpak omvat afspraken voor het uitdoven van de MIG 4 processen, het opstarten van MIG 6 processen en het functioneren van MIG 6 processen op gemigreerde MIG 4 data.
  • Het opstellen van één centraal transitieplan met alle business en technische stappen voor alle marktpartijen voor de transitie van MIG DGO, MIG 6, en CMS (Central Market System) dat bovendien marktwijd gekend is en wordt gedragen.
  • Het bepalen van een communicatieplan voor het uitvoeren en beheren van de communicatie tussen alle marktacturen gedurende de transitie.
  • De bepaling van een teststrategie voor het testen van de uitvoering van het transitieplan teneinde een vlotte Go-Live te verzekeren.
  • De centrale coördinatie van de uitvoering van het opgestelde transitieplan, zowel in Dry runs en de live transitie, om te verzekeren dat het transitieplan op de afgesproken manier wordt uitgevoerd door alle stakeholders (meer dan 65 organisaties). Hiervoor worden de nodige controlemomenten ingebouwd. Op deze momenten kunnen, op basis van vooraf bepaalde acceptatiecriteria beslissingen genomen worden.

 

Resultaat: transitie nieuw marktmodel energiemarkt.

 

  • Oplevering van een transitie aanpak, testaanpak en transitieplan dat wordt gedragen en gevalideerd door alle marktpartijen.
  • Uitvoering van een eerste transitie Dry run met Atrias, de distributienetbeheerders en de energieleveranciers.

 

Rol Methis Consulting: business en functionele analyse voor de ontwikkeling van het centraal federaal clearing house (CMS) voor de domeinen settlement, infeed en billing.

 

  • Uitwerking van MIG DGO documentatie in nauw overleg met DGO-specialisten. De finale documenten dienen als business requirements basis voor de ontwikkeling van het centraal federaal clearing house (CMS).
  • Reviewen en valideren van de functionele designs volgens de Atrias – methodologie.
  • Bepalen van teststrategie en de daaruit volgende testscenario’s en testcases in functie van business en functionele requirements.
  • Vertegenwoordigen business tijdens acceptatie testen en verantwoordelijk voor de acceptatie van de finale oplevering.

 

Resultaat: business en functionele analyse voor de ontwikkeling van het centraal federaal clearing house (CMS) voor de domeinen settlement, infeed en billing.

 

  • Succesvolle oplevering MIG DGO documenten en processen.
  • Project in testfase.

 

 

Case 7: Applicatieverandering van sourcing processen 

Omschrijving project: optimaliseren van het proces ‘Sourcing’ (berekenen van volumes en prijzen om de aankopen en verkopen van energie op de markt optimaal te kunnen doen). Doel van het project was om de processen te standaardiseren, beveiligen en automatiseren.

 

Rol Methis Consulting: product owner rol die de schakel vormt tussen scrum team en business en die de functionele requirements uitwerkt.

 

  • Zelfgebouwde applicatie die de link maakt tussen verkochte contracten en te kopen/verkopen energie.
  • Huidige diverse systemen vervangen door ze te analyseren en verbeteringen te bedenken.
  • Zoveel mogelijk een dynamisch model opzetten waarin business zelf configuratie wijzigen kan uitvoeren en waar zo min mogelijk IT-interventies mogelijk zijn. Dit is nodig door de volatiliteit van de parameters waarmee de processen worden uitgevoerd.
  • Visuele ondersteuning en inzicht in de processen met een user interface die grafieken ondersteunt en die mobile friendly is.

 

Resultaat:

 

  • Besparing op operationele kosten en optimalisering van de aankopen/verkopen (project loopt nog).

 

 

Case 8: Redesign sales processen 

Omschrijving project: vervanging van de back-officeapplicatie die de controle en opvolging van alle verkoopgegevens verzekert voor een Belgische openbaar vervoerspeler.

 

Rol Methis Consulting: methis Consulting was verantwoordelijk voor project management en business analyse op het project.

 

  • Project business lead, o.a. verantwoordelijkheid voor het opvolgen van het projectplan, ondersteuning van de projectopstart (kick-off, opzet projectteam, scopingoefening,…), fungeren als sleutelpersoon tussen business en IT en rapportering aan het business management.
  • Uitvoeren van procesredesign en opstellen van de business blueprint: identificeren van verbeterpunten in het proces (bv. automatiseren van activiteiten en elimineren van overbodige stappen), in de organisatie (bv. evalueren decentralisatie vs. centralisatie van activiteiten), en de applicatie (verhogen gebruiksvriendelijkheid, voorzien in nieuwe functionaliteiten).
  • Coördinatie van de testen en implementatie; in deze rol was Methis Consulting o.a. verantwoordelijk voor het opstellen van een implementatieplan met pilootfase (gefaseerde roll-out over 15 verschillende regio’s met ongeveer 100 directe eindgebruikers en een indirecte impact voor alle loketbedienden), verzekeren van training aan eindgebruikers etc.

 

Resultaat:

 

  • Een succesvolle implementatie zonder noemenswaardige problemen liet toe om slechts enkele maanden na go-live de beoogde centralisatie (van vijftien regio’s naar vijf) te realiseren. Uit een gebruikerstevredenheidsenquête, die 2 maanden na de go-live werd uitgevoerd, bleek bovendien dat 92,6% van de gebruikers de nieuwe applicatie als een verbetering ervoer.